Muhammed TOHUMCU
Özel Kalem Müdürü

Birim : Özel Kalem Müdürü
Müdür : Muhammed TOHUMCU
İletişim : 1101-ozelkalem@erzurumaziziye.bel.tr

Görev Tanımı :

A. Kuruluşu

5393 Belediye Kanununu ve  Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ve Standartlarına dair yönetmeliğe istinaden kurulmuştur.

 

B. Teşkilat Kuruluşu

1. Özel Kalem Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

a. Müdür

b. Memur

c. İşçi

d. Hizmet Alım İşçisi

 

C. Görevleri

1. Temsil ağırlama ve tören giderleri yönergesi alanında Başkanlık Makamının temsil, ağırlama ve tören faaliyetlerini Belediye Kanunu ve yönergede belirlenen hükümler çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak. Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni ve Özel Kalem Müdürlüğü bütçesini  harcama  yetkilisi  olarak kullanmak,

2. Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek,

3. Belediye Başkanının emirlerini ilgili şubelere ve yerlere iletmek, sonuçlarını izlemek,

4. Belediye Başkanının her türlü telefon görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek,

5. Belediye Başkanının tüm protokolle vatandaşla olan görüşmelerini bir program içerisinde sağlamak. Belediye Başkanlığına gelen vatandaşların sorunlarını çözümlenmesi için ilgili birim ve kuruluşlarla gerekli koordineyi sağlamak,

6. Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol  ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s.lerde Başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek,

7. Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek,

8. Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,

9. Belediye başkanının görev, izin, rapor, vekâlet, pasaport, vize işlemlerini takip etmek, sonuçlandırmak ve arşivlemek,

10. Müdürlük, Belediye Başkanı’na bağlı olarak çalışır. Belediye Başkanı’nın görevi başında bulunamadığı durumlarda Belediye Başkanı’na vekâlet eden Belediye Başkan Vekili’ne bağlı olarak çalışmalarını yürütmek,

11. Belediye Başkanlığınca verilen diğer görevleri yürütmek,

şeklindedir.