Nihat TÜRKER
Yazı işleri Müdürü

Birim : Yazı işleri Müdürü
Müdür : Nihat TÜRKER
İletişim : 1500-yaziisleri@erzurumaziziye.bel.tr

Görev Tanımı :

A.Kuruluşu

5393 Belediye Kanununu ve  Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ve Standartlarına dair yönetmeliğe istinaden kurulmuştur. 

 

B. Teşkilat Kuruluşu

Yazı İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

1.Müdür

2.Memur

3. İşçi

4.Hizmet Alım İşçisi

 

B. Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

1. Müdürlük

2. Evlendirme Birimi

 

C. Yazı İşleri Müdürünün Görevleri

1. Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,

2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

3. Çalışmalarını, yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

4. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,

5. Müdürlük bünyesindeki personeli arasında yazılı görev dağılımı yapar,

6. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

7. Müdürlüğü bünyesinde görev yapan personelin tüm iş ve işlemleri zamanında ve doğru olarak yerine getirmesini sağlar,

8. Müdürlüğün bütçe planlamasını yaparak üst yöneticiye sunar,

şeklindedir.

 

D. Yazı İşleri Müdürünün Yetkileri 

1. Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkisi,

2. Müdürlüğün harcama yetkilisi ve müdürlükte çalışan personelin birinci disiplin amiri yetkisi, Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,

3. Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi,

4. Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde  performans değerlendirmesi yapmak, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Makama önerilerde bulunma yetkisi,

5. Sorumlu olduğu personellerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,

6. Müdürlüğün ihale yetkilisi,

7. Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi,

şeklindedir.

 

E. Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri

Yazı İşleri Müdürlüğünün görevleri aşağıdaki gibidir.

1. Belediye Meclisi ile ilgili görevleri.

2. Belediye Encümeni ile ilgili görevleri.

3. Genel evrak ile ilgili görevler

 

1. Belediye Meclisi ile ilgili görevleri

1. Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük, yönetmelik ve yönergelere uygun olarak Belediye Meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak,

2. Meclis toplantı gündeminin, 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden posta veya imza karşılığı ulaştırılmasını sağlamak. Ayrıca gündemin çeşitli yayım organları ile ilanını sağlamak,

3. Belediye Meclisinin almış olduğu kararların yazımını sağlamak,

4. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16. maddesine göre Meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak,

5. Meclis üyelerinin, Meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere puantaj cetvelini hazırlamak saklamak,

6. Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, Meclis Başkanı ve Meclis Katiplerine imzalatmak ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesine göre Belediye Başkanı tarafından yeniden görüşülmek üzere Meclise iade edilmeyip kesinleşen kararların yürürlüğe girmesi için 7 gün içinde Mülki amire gönderilmesini sağlamak. Cadde ve sokak isimlerine dair kararları Valilik makamının onayına sunulmasını sağlamak, onaydan sonra gelen Meclis Kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe göndermek,

7. Alınan Meclis kararlarının meclis karar defterine yazılmasını sağlamak Meclis Başkanı ile Meclis Katiplerine imzalatmak. Yıl sonunda kayıtların kapatılması,

8. Belediye Meclis üyelerinin, toplantılara katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek. İhtisas Komisyonlarının ilgili Müdürlüklerce (Bayındırlık ve İmar Komisyonunun İmar ve Şehircilik Müdürlüğünce, Trafik Komisyonunun Zabıta Müdürlüğünce, Plan ve Bütçe Komisyonunun Mali Hizmetler Müdürlüğünce) Kanun ve Yönetmeliklerde belirtilen süreler içerisinde toplanmasını sağlamak,

şeklindedir.

 

2. Belediye Encümeni ile ilgili görevleri

1. Belediyemiz birimlerinin Belediye Başkanından havaleli konularını gündem maddesi olarak Encümen Başkanlığına sunmak,

2. 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan Belediye Encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,

3. Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen üyelerine imzalatmak,

4. Encümen toplantısına katılan Encümen Başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,

şeklindedir.

 

3. Genel Evrakla İle İlgili Görevleri

1. Belediyemize kamu kurum ve kuruluşlardan zimmetle, posta yoluyla ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla gelen evrakları kabul etmek, otomasyon sisteminde kayıt altına almak, evrakları tarama cihazından tarayıp sisteme yüklemek, Başkanlık adına ilgili Başkan Yardımcıları tarafından havale edilmesini ve ilgili birim/birimlere birimlere normal evraklarda havaleden sonra 3 saat içerisinde, ivedi evraklarda 15 dakika içerisinde ulaştırılmasını sağlamak. Defter kayıtlarının her ay çıktılarının alınarak yılsonunda kayıtları kapatmak,

2. Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından posta ile gönderilen dilekçelerin kaydını yapmak ve ilgili birim/birimlere üst yazı ile zimmet karşılığı teslim etmek. Şahsen dilekçe ile yapılan başvurularda “Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin” “Kamu hizmetlerinin ilk kademede ve vatandaşa en yakın yerde sunulması” başlıklı 3. maddesi (1) fıkrası “Kamu hizmetlerinin, başvuru yapılan ilk kademeden sunulması ve sonuçlandırılması, başvuru mercii ile karar/onay mercii arasında birden fazla kademe oluşturulmaması esastır. İdare, başvuruların, doğrudan kamu hizmetini sunan birime yapılmasını ve ilk kademede sonuçlandırılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri alır.” hükmü gereğince dilekçe sahiplerini dilekçelerindeki konularına göre ilgili birime/birimlere yönlendirmek,

3.4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu dahilinde gelen evrakı kayda aldırmadan işlem ifası için Bilgi edinme Birimine erişimini sağlamak,

şeklindedir.

 

G. Evlendirme Birimin Görevleri

1. Belediyemize  başvuru  yapan çiftlere nikah akdi için gerekli olan evrakları temin etmeleri konusunda bilgilendirilmesini sağlamak,

2. Nikah akidlerinden sonra Mernis nikah bildirimi ile kütüklerine evliliklerini tescil ettirmek için formları Nüfus Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,

3. Nikah başvuru evraklarını  tamamlayan çiftlerin nikah akdi gün ve sırasının verilmesini sağlamak,

4. Belediyemize başvuru yapan tüm çiftlerin nikah akidlerinin Nikah Memurları aracılığı ile gerçekleştirilmesini sağlamak,

şeklindedir.