Mehmet Sedat SİRKECİOĞLU
Destek Hizmetleri Müdürü

Birim : Destek Hizmetleri Müdürü
Müdür : Mehmet Sedat SİRKECİOĞLU
İletişim : 4013-destek@erzurumaziziye.bel.tr

Görev Tanımı :

A. Kuruluşu

5393 sayılı Belediye Kanununu ve  Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ve Standartlarına dair yönetmeliğe istinaden kurulmuştur.

 

B. Teşkilat Kuruluşu

Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

a. Müdür

b. Memur

c. İşçi

d. Hizmet Alım İşçisi

 

C. Müdürlüğün Teşkilat Yapısı

a. Satın Alma Birimi

b. Bilgi İşlem Birimi

c. Konsolide Yetkilisi

 

D.Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Görevleri:

1. Birim görevlilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini yerine getirmek.

2. Her takvim yılına ait müdürlük yatırım programını hazırlamak.

3. Belediye Başkanlık Makamı ve Bağlı Başkan Yardımcısı tarafından verilecek görevleri ifa etmek.

4. Kamu İhale Kurumunun belirlediği senelik limitler çerçevesinde belediye birimleri ve müdürlüklerinden gelen talepleri; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununu gereğice ihalelerini yapmak.

5. Müdürlüklerden gelen taleplere istinaden ihalesi yapılan mal ve hizmet alım işlerine ait sözleşmeler imzalandıktan sonra dosyaları hazırlanarak ilgili müdürlüğe göndermek ve suretini müdürlük arşivinde muhafaza etmek.

6. Müdürlük bütçesini hazırlayıp, Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

7. Müdürlük Faaliyet Raporunu hazırlayıp, bağlı bulunduğu başkan yardımcılığına sunmak.

8. Belediyeye ait taşınır  kaydını tutmak, fiyatlandırmasını yapmak, envanterini yaparak mali hizmetler müdürlüğüne göndermek, ekonomik ömrünü tamamlayan taşınır malların terkinin yapmak.

 

E. Destek Hizmetleri Müdürünün Görevleri:

1. Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki, yönetim görevlerini yerine getirir.

2. Başbakanlıkça gönderilen bildiri, prensip kararları ve talimatlar çerçevesinde yöneticilik görevlerini yerine getirmek.

3. Müdürlük faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek.

4. Müdürlüğün işlevleri ile ilgili raporları hazırlamak.

5. Müdürlüğün çalışma esaslarını gözden geçirmek, planlayıp programlamak, çalışmaların bu programlar uyarınca yürütülmesini sağlamak.

6. Destek Hizmetleri Müdürlüğünün genel hedefleri, politikaları stratejileri ve programları ile ilgili olarak belediye üst yönetimine önerilerde bulunmak, onaylanmış hedefler ve planlar çerçevesinde Müdürlük faaliyetlerinin daha etkin bir düzeyde gerçekleşmesini sağlamak.

7. Destek Hizmetleri Müdürlüğünün her düzeydeki personeline verimli çalışabilecekleri bir çalışma ortamını, uygun mekân, araç gereç ve donanımı sağlamak.

8. Müdürlük hizmetleri ile ilgili mer-i mevzuat çerçevesinde hizmetlerin zamanında ve usulüne uygun olarak yapılmasını sağlamak.

9. Bağlı şefliklerin iş ve işlevlerindeki organizasyon ve koordinasyonu ve tüm işlemlerini usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak.

10. Müdürlük görevlerinin gerçekleştirilmesinde birinci derecede sorumlu olarak planlama, koordinasyon ve uygulamaları gerçekleştirmek.

11. Üst makamlarca verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

 

F) Destek Hizmetleri Müdürünün Yetkileri

1. Birimler arası faaliyetleri kontrol etmek.

2. Temasta bulunulan kurum ve kuruluşlarla ilişkileri yönetmek.

3. Müdürlük çalışmalarının sonuçlarını kontrol etmek ve değerlendirmek.

4. Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Başkanlık Makamında uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulama yetkisi.

5. Bağlı şefliklerin kadro görevlerinin yerine getirilmesinde sürekli ve gerektiğinde ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme.

6. Emrindeki personelin terfi, atama, takdir ve cezalandırılmasına ilişkin görüşlerini Başkan Yardımcısı ve Belediye Başkanına iletmek.

7.  Emrinde çalışanlarla toplantı yapmak, bilgi, öneri ve istekleri değerlendirmek.

8. Destek Hizmetleri Müdürlüğünü, Başkanlıkça uygun görülen ilgili kurum ve kuruluşlara karşı temsil etmek.

9. Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararları ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek, abone olmak, bunlardan personelin yararlanmasını sağlamak.

10. Müdürlük yıllık bütçesini şefliklerden/personelden gelen talepler doğrultusunda hazırlayıp: Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

11. Belediyenin stratejik plan ve performans programında yer alan Müdürlük ile ilgili hedeflerini gerçekleştirmek, Müdürlüğün birim performans ve birim faaliyet raporlarını hazırlayıp, ilgili Müdürlüğe göndermek.

12. İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak.

13. Gelen ve giden evraklarda incelemeyi yaparak, personele havalesi ve takibini yapmak.

14. Müdürlük çalışmalarının düzenli ve eksiksiz yerine getirilmesi için gerekli tedbirleri almak.

 

G. Destek Hizmetleri Müdürünün Sorumlulukları

5393 sayılı Belediye Mevzuatı, belediye ile ilgili diğer mevzuat ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Belediye Başkan Yardımcısı ve Belediye Başkanına karşı sorumludur.

 

Ğ. Satın alma Biriminin Görev ve Sorumlulukları

a. Doğrudan temin

1. Belediye Müdürlüklerinden gelen ve bütçe ödeneği bulunan talepler için doğrudan temin onay belgelerine göre piyasa araştırması yapar.

2.Yapılan piyasa araştırmalarını toplar, gerekli hallerde talepte bulunan müdürlükle teknik şartnameye göre teklif değerlendirmelerini yapar.

3. Yapılan değerlendirmeler sonucuna göre tüm teklifleri piyasa fiyat araştırma tutanağına kayıt eder.

4. Teklif üzerinde kalan istekli, tedarikçi ve yapımcılardan talep edilen mal veya hizmet alım işini (harcama yetkilisinin talebi üzerine gerekli durumlarda sözleşme ile) temin eder.

5. Temin edilen malzemeleri taşınırlar kayıt birimine faturası ile birlikte teslim eder.

6. Birimiyle ilgili yasal mevzuatları takip eder, güncellemelere uygun şekilde çalışmalarını yapar.

7. Birimiyle ilgili yazışma evraklarının takibini yapar.

 

Bu birimdeki personel bu görevlerin ilgili mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden Destek Hizmetleri Müdürüne karşı sorumludur.

 

H. Bilgi İşlem Biriminin Görev ve Sorumluluklar

1. Tüm birimlerin kendi çalışma esaslarına göre hazırlanmış olan Otomasyon Programının sorunsuz çalışmasını ve birimler arası ortak olan konularda veri formatları oluşturarak, birimlerin ihtiyacı olan program sal değişiklerin yapılmasını sağlamak.

2. Tüm bilgisayar donanımı arızalarının ve donanım ihtiyacının giderilmesini sağlamak.

3. Bilgi işlem Sisteminin teçhizatı ve programlarının alındığı kuruluşlarla ilişkileri düzenlemek, sözleşme hazırlamak, gerekli servisi almak, teçhizatı verimli, etkili, ekonomik, düzenli kullanımını sağlamak, gerekli önlemleri onaya sunmak, uygulamaya koymak.

4. Belediyenin resmi web sayfasının sürekli güncel tutulmasını sağlamak.Başkan, Başkan Yardımcılarının, Müdürlerin hazırlamış oldukları taslakların programsal altyapısını sağlayarak ilgili birimlerce raporların üretilmesini sağlamak. Bu birimdeki personel bu görevlerin ilgili mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden Destek Hizmetleri Müdürü’ne karşı sorumludur.

 

I. Konsolide Yetkilisi

1. Belediye Birimlerinin taşınır taşınmaz hesaplarının konsolide edilmesi işlemlerini yürütmek üzere atanır.

2. Taşınır taşınmaz konsolide görevlisi, Malî hizmetleri Müdürlüğü adına taşınır taşınmaz kayıt işlemlerinden sorumludur.

3. Konsolide görevlisi, harcama birimlerinin taşınır  kayıt kontrol yetkililerinden aldığı taşınır hesap cetveller ile Belediye Başkanı tarafından hazırlanan Hesap Cetvellerini konsolide ederek, idarenin Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini Belediye Başkanı adına gerekli tarihlerde hazırlar.

4. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri ile koordineli çalışır.

5. Kaydı yapılan faturaları muhasebeye elektronik ortamda taşır.

6. Talepte bulunan harcama yetkililerine ödeme emrini tanzim ve zimmetle teslim eder.